一、新生檔案交接
1.由招生辦公室將各省（市）新生檔案材料清理匯總，于新學年開學一周內(nèi)按專業(yè)分發(fā)至學生處，再分到輔導員。檔案交接要求嚴格清查，履行登記手續(xù)。
2.新生報到時所帶檔案直接交輔導員。一個月內(nèi)按專業(yè)、班級、學號整理登記造冊后交檔案室。
二、學生檔案的日常管理
1.學生檔案日常管理由檔案室專人負責。檔案應保存在保險柜或鐵皮柜中，要求做到安全、保密。學生檔案原則上概不外借，如有特殊情況需借閱使用檔案，要嚴格辦理借閱登記手續(xù)。
2.各年級輔導員負責檔案材料的搜集、歸檔工作，要求做到及時、準確、完備。
3.學生檔案須歸檔的材料見“上海震旦職業(yè)學院學生檔案目錄”。所有歸檔材料必須用鋼筆或簽字筆填寫，內(nèi)容要真實，字跡要清晰，一般不得使用復印件。凡印有組織審查蓋章或個人簽字的，必須要有組織審查意見、蓋章或個人簽字，并有檔案材料形成的準確時間。
4.退轉(zhuǎn)學學生檔案在退轉(zhuǎn)學文件下發(fā)二周內(nèi)，由輔導員將退轉(zhuǎn)學文件、在校期間個人表現(xiàn)鑒定（加蓋學院學生處章）交檔案室。退轉(zhuǎn)學學生須在文件下發(fā)一周之內(nèi)辦理完畢離校手續(xù)，檔案寄往學生家庭所在地就業(yè)促進中心。
5.所有檔案交接必須嚴格履行登記交接手續(xù)。
6.對違反檔案管理規(guī)定者給予批評教育，行政處分直至依據(jù)《中華人民共和國檔案法》追究相應法律責任。
三、畢業(yè)生檔案的交寄
1.檔案室檔案負責人督促畢業(yè)班輔導員檢查每份學生檔案的歸檔材料是否齊全，若有缺失，須出具相關(guān)證明歸入檔案。
2.輔導員根據(jù)學生所在區(qū)縣就業(yè)促進中心提供寄發(fā)地址，安排填寫信封、回執(zhí)單、機要登記簿，檔案由檔案室統(tǒng)一寄發(fā)。
附件：上海震旦職業(yè)學院學生檔案目錄
1.入學院前中等學校轉(zhuǎn)來的材料
2.黨團組織材料
3.獎懲材料
4.成績單
5.畢業(yè)生登記表
6.體檢表
7.畢業(yè)實習鑒定表